Der Geschäftsführer fragt: "Wie wird unser Social Intranet überhaupt genutzt?" und "Warum braucht es in diesem Jahr noch mehr Budget für den digitalen Arbeitsplatz?" Der Kommunikationsverantwortliche gerät ins Schwitzen. Aber warum? Der Erfolg des Digital Workplace sollte doch leicht nachweisbar sein – oder nicht? Lutz Hirsch, CEO des Digital Workplace-Spezialisten Hirschtec, hat einige Tipps parat.
Die Frage nach Reichweite und Wirkung von Intranet und digitalen Arbeitsplätzen verlangt nach einer fundierten Antwort. Ein rudimentäres Gerüst aus Klickzahlen, Unique Accounts und Co. genügt nicht mehr. Es braucht eine tiefergehende Analyse mit Reichweiten pro Endgerät, Interaktions- und Vernetzungsgrade, eine Aktualität der Inhalte, auch eine Benchmark im Vergleich mit anderen Unternehmen mit gleicher Software. Die gute Nachricht: Mechanismen, um solche Kennzahlen zu erheben und aufzubereiten, existieren bereits. Aber: Sie werden oft nicht um zielgerichtete Handlungsempfehlungen ergänzt.
Cloudbasierte Dashboards: digitale Helfer für die Arbeit mit Kennzahlen
Wie wird die Arbeit mit Kennzahlen zum Booster für eine erfolgreiche interne Kommunikation? Cloudbasierte Dashboards zur eingesetzten Intranet- oder "Digital Workplace"-Lösung können helfen: Sie stellen zentrale Kennzahlen dar, übersichtlich und nach den wichtigsten Performance-Aspekten gegliedert. Bei der Datenerhebung werden die Tracking-Mechanismen der jeweiligen Plattform (beispielsweise Haiilo, Staffbase, Powell, Valo oder Microsoft Sharepoint) mit Daten aus dem Webanalytik-System Matomo kombiniert. Setzt ein Unternehmen Microsoft Teams ein, werden Daten direkt über die Microsoft 365 API ausgespielt. Ein großer, plattformunabhängiger Vorteil: Die Auswertungs-Zeiträume lassen sich flexibel einstellen. Kritische Werte werden visualisiert, sobald definierte Schwellenwerte unter- oder überschritten sind. Darauf basieren automatisierte praktische Handlungsempfehlungen für Kommunikations-, Schulungs- und Optimierungsmaßnahmen.
Haiilo Dashboard: Widgets zu Informationen über Mitarbeitende und Nutzeraktivität / © Hirschtec
Automatisierte Handlungsempfehlungen: mehr Nutzung, mehr Reichweite
Ein konkretes Szenario: Ein großes Einzelhandelsunternehmen möchte alle Mitarbeitenden – auch die auf der Verkaufsfläche – erreichen, mit News versorgen und ihnen den Austausch untereinander erleichtern und stellt deshalb sein Social Intranet auch als mobile App bereit. Allerdings zeigen die Dashboard-Auswertungen: Nur sehr wenige Mitarbeitende haben die Social Intranet App auf ihrem mobilen Endgerät installiert. Eine dann ausgespielte Handlungsempfehlung kann sein: "Bauen Sie – auch technische – Hürden ab und kommunizieren Sie in Nutzungsbedingungen und FAQs klar, dass die mobile App kein Kontrollinstrument ist, nicht verpflichtend nach Feierabend genutzt werden muss und die Installation ein Kinderspiel ist."
Ein anderes Beispiel: Ein mittelständisches Familienunternehmen setzt bereits seit einiger Zeit auf Microsoft Teams für die standortübergreifende virtuelle Zusammenarbeit. Über das Online-Dashboard wird sichtbar: Bei vielen in Microsoft Teams angelegten Teams fehlen noch die Beschreibungstexte. Sie helfen Nutzerinnen und Nutzern, die individuelle Relevanz des Themas oder Projekts für die eigene Tätigkeit besser beurteilen und leichter entscheiden zu können, ob ein Beitritt für sie sinnvoll ist oder nicht. Bei fehlender Beschreibung wäre eine mögliche Handlungsempfehlung für die internen Kommunikationsmanagerinnen und -manager: "Sensibilisieren Sie dafür, eine Beschreibung gleich beim Erstellen eines Teams zu berücksichtigen."
Microsoft Teams Dashboard: Handlungsempfehlung zu fehlenden Beschreibungstexten / © Hirschtec
Kennzahlen: Erfolgsgarant der Internen Kommunikation
Automatisierte Handlungsempfehlungen helfen nicht nur, Nutzungsraten und Reichweiten zu steigern, sie minimieren auch den "manuellen" Schulungs- und Support-Aufwand. Und nicht zu vergessen: Das Dashboard gibt dem Management jederzeit Einblick in die wichtigsten Kennzahlen (KPIs), ohne dass aufwändig ein Report "per Hand" erstellt werden muss. Gut analysiert, richtig interpretiert und gefolgt von sinnvollen Verbesserungsmaßnahmen, wird die Arbeit mit Kennzahlen zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für die IK. Das Ziel: nicht an den Zahlen arbeiten, sondern auf Basis der Zahlen die passenden Entscheidungen treffen!
